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La parfaite signature de mail

20 octobre 2022

Cold-Mailing

Prospection

Prospection par mail, CTA, Rendez-vous, BTOB

Pourquoi la signature de votre email peut faire une différence dans votre campagne de prospection BTOB?

La signature doit inciter vos destinataires à vous recontacter, à consulter vos réseaux sociaux ou à entreprendre toute autre action que vous souhaitez qu’ils entreprennent. 

Et c’est là qu’une pile de questions se pose :

  • Doit-elle contenir toutes les informations ou seulement certains éléments essentiels ?
  • Quels sont les éléments essentiels que je ne peux pas omettre ?
  • Dois-je utiliser une photo ou non ?
  • Dois-je utiliser des images pour les liens vers les médias sociaux ou non ?
  • Dois-je utiliser une signature traditionnelle ou quelque chose de mémorable ?
  • Faut-il utiliser le langage html ou un texte simple ?

Et ce n’est qu’une signature !

Au tout début, j’ai cherché des conseils auprès d’autres personnes qui avaient déjà été confrontées à ce problème. J’ai trouvé une quarantaine de conseils et de bonnes pratiques. Le problème, c’est que certains d’entre eux étaient en contradiction les uns avec les autres.

« Faites en sorte que votre message soit captivant, mais simple. »

« Ajoutez une photo mémorable, mais essayez d’éviter trop d’images, car de nombreux fournisseurs de messagerie bloquent les images par défaut. »

« Mettez toutes les informations dont votre destinataire aura besoin pour vous contacter. »

« Soyez bref. »

J’ai dû passer tous ces conseils au crible et décider de ce qui fonctionnera le mieux pour notre entreprise.

Trois règles de base à suivre

Tout d’abord, j’ai défini trois règles de base que j’ai jugé bon de garder à l’esprit :

  • Il doit avoir un aspect soigné et professionnel.
  • Il doit être utile.
  • Elle doit être cohérente.

Aspect et objectif

Tout en planifiant l’apparence de votre signature, il est bon de garder à l’esprit son objectif avant tout. Par exemple, si je compte utiliser ma signature dans des e-mails de prospection, je ne peux pas utiliser trop d’images, car celles-ci seront bloquées par défaut par de nombreux clients de messagerie. Par conséquent, mes prospects ne la verront pas, sauf s’ils autorisent spécifiquement leur client de messagerie à accéder au contenu distant. Et c’est ainsi que ma signature peut faire baisser mes taux de réponse.

La délivrabilité

Il y a un autre élément à prendre en compte lorsque vous créez une signature d’e-mail. Une signature, même très belle, peut réduire votre taux de délivrabilité si elle est composée d’un code html désordonné. La façon dont vous voyez une signature et la façon dont les systèmes de messagerie la voient peuvent être deux visions totalement différentes.

Il existe des services en ligne qui vous permettent d’utiliser un modèle de signature html sans aucun codage. Il vous suffit de saisir vos données, de cliquer sur un bouton et de copier un long morceau de code html pour le coller dans les paramètres de votre client de messagerie. La signature peut sembler parfaite dans l’e-mail. Mais le contenu du fichier html peut être un véritable spaghetti. D’après notre expérience, cette approche peut entraîner de graves problèmes de délivrabilité par la suite.

En effet, un morceau de code html aussi long et désordonné sera ajouté au code html de chacun de vos messages électroniques. Et s’il y a trop de html par rapport à la quantité de texte dans un message, un tel courriel ne semblera pas digne de confiance pour de nombreux systèmes anti-spam. En bref, un html désordonné de votre signature peut faire tomber vos courriels dans les dossiers de spam.

L’esthétique

Une signature de courriel chaotique ne donne pas une bonne première impression à vos prospects. Dans ce cas, il vaut mieux en avoir moins que plus. L’utilisation de plus de deux couleurs, de différents types de polices et d’un trop grand nombre d’icônes donne à une signature un aspect encombré.

Soignez l’esthétique de votre signature. Utilisez une taille et un type de police cohérents. Choisissez des polices standard qui seront correctement affichées par tous les clients de messagerie. Respectez également les couleurs de votre marque, afin que la signature corresponde à votre image de marque. 

Par ailleurs, un formatage complexe ajoute des lignes et des lignes de code à votre HTML et, comme nous l’avons déjà mentionné, cela peut avoir un impact négatif sur votre délivrabilité. C’est une autre raison pour laquelle la signature doit rester modeste et soignée.

Qu’est-ce qui rend une signature utile ?

La réponse la plus courte possible est : cela dépend.

Plus il y a d’informations de contact dans la signature, moins il y a besoin d’espace dans le corps de votre e-mail pour se présenter et donner des indications pour vous contacter. Et la première règle d’or du cold-mailing est d’être bref.

Nom et prénom

C’est une obligation. Point final.

Afin d’être en conformité avec la plupart des réglementations en matière de protection des données dans le monde, un prospect doit savoir de qui provient le message.

Intitulé du poste

Il peut s’agir d’un élément intéressant à tester dans vos campagnes de prospection. J’ai entendu cent fois que « vous ne devriez pas mettre le mot « ventes » dans votre signature d’e-mail car cela fait fuir les gens ». Ainsi, au lieu de « Sales Representative », vous verrez souvent « Business Development Rep », « Growth Manager », « Growth Expert », etc.

Je pense que c’est quelque chose à tester. Peut-être que si vous ciblez des vendeurs, ils seront heureux de parler à un autre vendeur. Comme toujours, cela dépend beaucoup de votre groupe cible.

Quoi qu’il en soit, il est indispensable d’indiquer le titre du poste dans votre signature électronique. Comme il indique aux destinataires qui vous êtes et où vous travaillez, vous pouvez éviter de vous présenter et attirer leur attention dès le début.

Adresse électronique

Dans les deux versions, la première et la deuxième, j’ai décidé de ne pas mentionner l’adresse électronique, car elle me semble redondante. Si quelqu’un a reçu mon message, il lui suffit d’appuyer sur le bouton de réponse pour me contacter par e-mail. Ou est-ce que je rate quelque chose ?

Vous pouvez plutôt donner à vos prospects d’autres moyens de vous contacter, par exemple votre pseudo Skype.

Adresse physique

Pour paraître plus digne de confiance et plus légitime en tant qu’entreprise aux yeux de nos prospects, il est important de renseigner l’adresse physique de votre entreprise.

Pour rester 100% en conformité avec la loi de tous les pays où nous envoyons nos e-mails de prospection. 

Lien vers le site Web de l’entreprise

Un site web est le premier point de contact que je recherche après avoir reçu un bon email de prospection. Pour moi, un site web est indispensable. Et j’ai supposé qu’il en serait de même pour la plupart de mes prospects.

Vous pourriez probablement vous demander si l’adresse du site est vraiment nécessaire. S’ils veulent consulter le site Web, ils peuvent le copier à partir de l’adresse électronique, n’est-ce pas ? ».

Eh bien oui, ils le peuvent. Mais cela demanderait certainement beaucoup plus d’efforts que de cliquer sur un lien que je leur donne dans la signature. Moins d’efforts = plus de chances d’obtenir une réponse.

Profils sociaux

La création de liens vers vos profils de réseaux sociaux est-elle une bonne pratique ? Du point de vue du destinataire, oui. Ils peuvent mieux vous connaître. Du point de vue de la délivrabilité, nous vous recommandons de faire attention au nombre de liens dans votre signature d’e-mail. Un trop grand nombre d’entre eux peut alarmer les filtres anti-spam. Comme toujours, vous devez d’abord tester les choses.

N’oubliez pas que la signature doit être utile. Vos prospects cliqueront sur les comptes de vos réseaux sociaux pour voir qui vous êtes, ce qui vous intéresse, ce pour quoi vous pouvez les aider. Vos profils sociaux devraient offrir ce type d’informations.

Numéro de téléphone

Dois-je mettre mon numéro de téléphone dans la signature ? Là encore, cela dépend. Si vous mettez votre numéro de téléphone dans la signature, vous devez être prêt à décrocher le téléphone lorsque quelqu’un l’utilise. 

Photo

Ajouter ou non une photo à votre signature ? Les photos dans les e-mails doivent être traitées avec une certaine prudence car certains fournisseurs d’e-mails bloquent les images ou ont des problèmes pour les afficher correctement.

Un grand carré blanc à l’endroit où votre photo devrait se trouver ne ferait pas une bonne première impression sur les destinataires. De plus, d’un point de vue technique, les photos peuvent parfois alarmer les filtres anti-spam, de sorte que, dans le pire des cas, vos courriels risquent de ne pas être distribués du tout.

En résumé 

  • Soyez conscient des besoins de votre entreprise et de l’objectif de vos e-mails de prospection – pensez à la façon dont la signature peut être utile à vos destinataires. Ne gaspillez pas l’espace précieux de vos e-mails. N’oubliez pas : moins, c’est mieux. Un design épuré a un meilleur impact sur l’expérience du destinataire et la délivrabilité.
  • Faites preuve d’empathie envers vos destinataires – pensez à ce qui les incitera à vous contacter en retour (et à la manière dont ils peuvent le faire facilement).
  • Soyez attentif aux détails techniques tels que la structure html – une signature mal codée risque non seulement d’avoir un mauvais rendu auprès de vos destinataires, mais aussi d’affecter négativement la délivrabilité de vos e-mails. Si vous devez choisir entre une signature fantaisiste et une simple signature textuelle, optez pour la seconde. Si vous devez utiliser le langage html, faites-le préparer par un développeur ou utilisez un générateur de signature qui vous aidera à créer une signature respectueuse de la délivrabilité.
  • Soyez ouvert aux tests et aux changements – Je sais que nous préférons tous régler le problème une fois pour toutes et ne pas regarder en arrière (c’est du moins ce que je pense), mais la petite chose importante à la fin de votre e-mail compte vraiment en termes de taux de réponse dans vos campagnes d’e-mailing à froid.
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